Retorno a los fundamentos: ¿para qué sirve W4 BPM Suite? Antes de responder a esta pregunta, veamos qué opinan los analistas americanos: Forrester Research ha reconocido nuestra oferta de software como «strong perfomer» en la categoría de las «Human Centric BPM for Microsoft platforms, Q4 2007». Por su parte, Gatner, que recientemente ha publicado un estudio similar muy selectivo (el famoso Magic Quadrant dedicado a los BPMS) cita a W4 como una oferta «pure player» del BPM.

Concretando, ¿para qué sirve W4 BPM Suite? Fundamentalmente, para automatizar los procesos de la empresa. Y para ello, la oferta de software abarca un conjunto de funciones necesarias para la dirección de proyectos de este tipo, desde la descripción/descubrimiento de los procesos hasta los paneles de control, pasando por herramientas de creación de la presentación (las aplicaciones empresariales de colaboración). Del lado del proceso, la orientación «human-centric» significa que el tipo de tratamiento implantado es más bien de tipo unitario, en oposición a los tratamientos por lotes. No obstante, esto no significa que las acciones sean solamente «humanas» (es decir interactivas): la oferta incluye verdaderas funciones de integración con el sistema de información y, de esta manera, cubre todas las necesidades de automatización de los procesos de negocios de la empresa, de una cobertura de intranet y también extranet, mediante la implicación posible con toda seguridad de los socios, clientes e incluso proveedores. En fin, la automatización de los procesos no puede tener plena justificación sin disponer de una herramienta de medición, ya sea de tipo instantánea (comúnmente denominada Business Activity Monitoring) o como informe consolidado (Reporting).

Veamos ahora el «cómo», detallando la metodología de puesta en marcha de un proyecto de BPM con W4 BPM Suite.
Descripción del método de diseño utilizado

1/ Análisis funcional y modelización de los procesos
El análisis funcional permite especificar los procesos y el conjunto de funcionalidades de la aplicación. Para ello, se deben estudiar:

• Los datos que manipula la aplicación así como su modo de visualización, sus reglas de gestión y de consolidación en una base de datos,
• Los participantes de la aplicación, sus roles y funciones asociadas,
• Los procesos: encadenamiento de las etapas e información detallada de las actividades (formularios),
• Las funciones adjuntas, relacionadas o no con el flujo de trabajo: cesta de tareas de los usuarios, interfaz de búsqueda, balance e informe, ayuda en línea…

Una vez realizado este análisis funcional, se puede modelizar el procedimiento W4.
La creación del proceso se realiza de forma gráfica con la herramienta W4 BPM Studio.
Es necesario definir el encadenamiento de las etapas (acciones humanas o del sistema), los roles de los participantes, las intersecciones de los enrutamientos (condición, paralelismo), los plazos y las alarmas.

Asimismo, se deben definir los datos gestionados y su utilización en cada una de las etapas.

Esta representación gráfica está directamente extraída de las necesidades de los usuarios. Este esquema que programa el motor resulta totalmente comprensible a un usuario al corriente de las necesidades del negocio.

Sin embargo, dicha representación implementa las funciones del flujo de trabajo y requiere un dominio de la lógica del flujo de trabajo y un conocimiento de las funciones del flujo de trabajo de forma que permita garantizar:

• la optimización de la modelización,
• la adecuación entre la modelización y la ergonomía de la aplicación
• la adecuación entre la aplicación final y la necesidad expuesta

Por ello, se encargará de su realización una persona con un perfil de tipo de asistencia a la dirección de obra (o consultor de aplicaciones) que sea experto en la herramienta de modelización.

2/ Creación de la aplicación empresarial de colaboración para los exploradores Web
Una vez definido el proceso gráficamente, las interfaces de los usuarios se generan de forma automática a partir del modelo de generación. Se realiza una personalización de las interfaces generadas a través de la herramienta W4 BPM Studio en el marco de los valores de configuración disponibles.

Estos valores de configuración representan las funciones específicas que se usan más a menudo en el marco de la utilización del flujo de trabajo en la empresa. Dichos valores permitirán la puesta en marcha rápida de los nuevos procesos mediante el ensamblaje de los distintos módulos (representación y recuperación de datos, páginas Web específicas para la gestión de una tarea, visualización personalizada de las listas de tareas,…).

También se pueden ensamblar acciones del sistema ya sea a través de una llamada a conectores como de una llamada a flujos técnicos (por ejemplo: alarma específica, creación de un archivo XML, supervisión de la mensajería,…).

La generación de la aplicación a partir de un modelo de generación, la configuración de las interfaces generadas, la llamada a conectores, la creación de flujos técnicos mediante el ensamblaje gráfico de componentes son acciones que requieren un perfil de asistencia a la dirección de obra (desarrollador de aplicaciones).

3/ Personalización de los modelos de generación
Un modelo de generación de una aplicación es parecido a una aplicación (de la que toma la estructura) cuyos datos contextuales (nombre del procedimiento, variables) se reemplazan por palabras clave que se sustituirán durante la generación. Además, una vez generada la aplicación a partir de este modelo, sus páginas contienen ciertos elementos configurables en W4 BPM Studio.

Es posible desarrollar su propia biblioteca de generación con el fin de, por una parte, que la aplicación creada se corresponda perfectamente con la necesidad y, por otra, de ganar en productividad posterior para la producción de todas las aplicaciones W4.

Las bibliotecas de generación que suministra W4 pueden modificarse y personalizarse libremente con el fin de enriquecer los modelos de páginas y/o los objetos. En particular, integra la tarjeta gráfica.

Las herramientas de realización del modelo de generación son las herramientas estándar del mercado como Eclipse, Websphere… para el desarrollo de aplicaciones JAVA y Visual Studio.NET para entornos Microsoft.

A continuación, las nuevas aplicaciones W4 se basarán en el modelo de generación desarrollado gracias a la herramienta W4 BPM Studio y de esta manera permitirán a los equipos realizar las futuras aplicaciones.

Del diseño técnico se encarga una persona con un perfil de tipo informático (desarrollador).

4/ En conclusión,
La creación de aplicaciones empresariales de colaboración no dejan nada al azar y requieren un enfoque estructurado que parta de la necesidad funcional inicial. La metodología utilizada permite garantizar proyectos de corta duración (más de la mitad de los proyectos de W4 duran menos de 3 meses) gracias especialmente a una validación sucesiva de las grandes etapas (modelización/integración unitaria/lista de comprobación global). Cada evolución realizada en una parte no pone en cuestión todo el proceso, y de esta manera se consigue que la agilidad y la flexibilidad estén presentes gracias a W4 BPM Suite.