O tema da desmaterialização é vasto pois abrange várias grandes funções, como a digitalização dos documentos, as trocas de informações e documentos entre os participantes , a assinatura eletrônica, o arquivo, o valor probante… Sendo assim uma formidável oportunidade para à implementação dos processos nas organizações. De fato, as informações desmaterializadas tornam-se facilmente acessíveis à qualquer aplicação ágil e é um acelerador para a gestão de processos de negócio, que desempenha o papel de orquestrador das diferentes ações dos participantes.

Exemplos típicos de utilização do processo vinculado aos elementos desmaterializados:

1- Desmaterialização dos procedimentos

• Um ato de desmaterialização desencadeia um procedimento: scan de uma fatura, novo registro a nível do CRM
• O documento digitalizado está disponível ao longo de todo o tratamento do processo
• A transferência ao arquivo, quando for o caso, é automatizada pelo procedimento em função do resultado do processamento dos dados
• Caso de utilização: Gerenciamento de ordem de pagamento, gerenciamento de reclamações de clientes…

2- A prova do processamento pelo documento

• Criação de documento rapidamente a partir dos dados recolhidos pelo processo
• Ficha de síntese do processamento do pedido: quem/quando/o que
• Pilotagem do documento nas bases documentais: arquivamento automático, indexação contextual
• Caso de utilização: criação de correspondência, registro qualidade, produção de documentos a assinar, clipping…

3- Instrução de processo

• Agrupamento de documentos e outras justificativas
• Recuperação automática de dados desde os referenciais e ERP
• Apresentação contextual ao utilizador de informações das quais tem necessidade
• Caso de utilização: procedimento de instrução de sinistros, procedimentos de abertura de conta…