Depuis le 1er janvier 2003, une application de workflow intelligente assure le traitement centralisé de tous les documents de facturation à travers l'Europe.

Ce processus comprend plus de 120 000 documents numérisés par an. Une application workflow de première qualité offre l'accès sécurisé aux documents numérisés sur le réseau corporate pour les directeurs  qui gèrent plus de 150 décideurs à travers l'Europe y compris 40 sociétés filiales.

L'image numérique de la facture est envoyée à l'administration néerlandaise située à Voorschoten, qui gère toute l'administration financière des sociétés exploitantes de Mexx au niveau européen.

Des employés parlant les différentes langues européennes se tiennent prêts à enregistrer et à saisir les données de facturation. La facture fait d'abord l'objet d'un contrôle puis entre alors dans le workflow. A l'aide d'une technique Web, le détenteur du budget reçoit dans sa boîte électronique un e-mail contenant un récapitulatif des factures devant être approuvées.

Le nouveau système offre à Mexx deux avantages majeurs : une comptabilité centrale rapide et performante et une procédure d'approbation des factures reconnue. Cette centralisation et cette professionnalisation accrue de l'administration des créanciers est un premier pas vers une plus grande intégration de l'ensemble du back office de Mexx International. D'autres développements sont prévus, et notamment la génération automatique des paiements, l'envoi de rappels ou la transmission d'informations sur la gestion aux détenteurs du budget. Le terme "application de workflow intelligente" prend ici tout son sens.