La dématérialisation est un vaste sujet puisqu’elle recouvre plusieurs grandes fonctions, comme la numérisation des documents, les échanges entre tiers, la signature électronique, l’archivage, la valeur probante… Elle est ainsi une formidable opportunité pour la mise en œuvre des processus au sein des organisations. En effet, les informations dématérialisées deviennent accessibles facilement à toute application agile et c’est un accélérateur pour le Business Process Management, qui joue le rôle d’orchestrateur des différentes actions des intervenants.
Exemples typiques d’utilisation du processus en lien avec les éléments dématérialisés :
1- La dématérialisation des procédures
- Un événement de dématérialisation déclenche un traitement : scan d’une facture, nouvel enregistrement au niveau du CRM
- Le document dématérialisé est disponible tout au long du traitement du dossier
- Le transfert en archive, le cas échéant, est automatisé par la procédure en fonction du résultat du traitement
- Cas d’utilisation : Suivi des bons à payer, suivi de réclamation…
2- La preuve du traitement par le document
- Création de document à la volée à partir des données collectées par le processus
- Fiche de synthèse du traitement de la demande : qui/quand/quoi
- Pilotage du document dans les bases documentaires : classement automatique, indexation contextuelle
- Cas d’utilisation : création de courrier, enregistrement qualité, production de documents à signer…
3- Instruction de dossier
- Rassemblement de documents et autres pièces justificatives
- Récupération automatique de données depuis les référentiels et les ERP
- Présentation contextuelle à l’utilisateur des informations dont il a besoin
- Cas d’utilisation : instruction de sinistre, instruction d’ouverture de compte…
